Mengenal Apa Itu Lembaga Kearsipan Daerah Bontang, Ragam Tugas Serta Fungsinya yang Jarang Diketahui
Mengenal Apa Itu Lembaga Kearsipan Daerah Bontang, Ragam Tugas Serta Fungsinya yang Jarang Diketahui. Di balik keberadaan LKD, Kepala DPK Bontang Retno menyebut, bahwa ada banyak tugas besar seputar kearsipan yang diemban bagi terwujudnya tata laksana pemerintahan yang baik.
bisque-mole-706934.hostingersite.com, Bontang – Bagian sebagian besar masyarakat, mengarsipkan ragam dokumen penting masih dianggap sebagai hal yang tidak begitu penting. Apalagi mengarsipkan dokumen tersebut secara tertata dan rapi di ruang tertentu, masih terbilang masih rendah. Padahal, hal tersebut sangat penting dilakukan. Karena itu akan memudahkan masyarakat mengamankannya ketika adanya bencana banjir atau kebakaran.
Tidak hanya, pengarsipan yang baik dan tertata, juga akan memudahkan bagi masyarakat itu sendiri untuk mencari barang-barang penting yang mereka miliki. Baik itu pengarsipan secara digital maupun manual. Contohnya, pengarsipan ijazah, surat tanah, surat kendaraan, buku nikah, akta kelahiran, atau kartu keluarga.
Hal ini juga yang melandasi lahirnya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) seperti yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kontang Bontang. Selain menjadi sumber literasi, keberadaan DPK maupun LKD, untuk membantu pemerintah dalam memberikan pelatihan dan pendampingan terhadap pelaksanaan pengarsipan ragam manuskrip yang ada di lingkungan kerja Pemerintah Kota (Pemkot) Bontang.
Kepala DPK Bontang Retno Febriaryanti bercerita kepada media ini, kalau LKD memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang terbilang penting, yakni menjaga kearsipan statis maupun pembinaan kearsipan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lungkungan Pemkot Bontang. Begitu juga untuk masyarakat pada umumnya.
“Tugas LKD Bontang, melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari perangkat daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,” katanya saat dijumpai di DPK Bontang, Jalan HM Ardans, Bontang Selatan, Jumat (4/6/2021).
Wanita yang juga menjabat kepala LKD Bontang itu menjabarkan, tugas lain LKD yakni melaksanakan pengelolaan arsip inaktif atau arsip yang frekuensi penggunaannya telah menutun. Yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun. Berasal dari OPD dan penyelenggara pemerintahan. Serta melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Kota Bontang.
Sementara untuk ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, yakni penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, sumber daya manusia (SDM) kearsipan, serta sarana dan prasarana kearsipan. Jenis layanannya meliputi konsultasi kearsipan, penelusuran khazanah arsip, penggandaan atau reproduksi arsip, peminjaman arsip, dan pemagangan SDM kearsipan.
“Adapun teknis pemberian layanan di LKD Bontang, dapat berupa layanan langsung atau tatap muka, korespondensi, surat elektronik atau e-mail, layanan telepon, dan pemanfaatan jejaring media sosial,” jelas Retno.
Lebih lanjut dipaparkan wanita berkerudung ini, kegiatan kearsipan meliputi produk hukum kearsipan dan pengawasan kearsipan. Antara lain, audit kearsipan dan monitoring kearsipan, pembinaan kearsipan seperti sosialisasi, diskusi arsip, dan bimtek.
“Selain itu, ada juga pemberian penghargaan kearsipan, pendampingan penataan kearsipan, dan penyelamatan arsip statis melalui akuisisi arsip, preservasi arsip,pengolahan arsip statis, pelayanan kearsipan, akses atau publikasi arsip statis,” bebernya.
Untuk unit kearsipan sendiri, adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Memiliki fungsi dan tugas pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungan, pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi, serta pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya.
“Selain itu penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Termasuk pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya,” tandasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Dirhanuddin
